日方接收机构在收到中方提出的申请后，需要通过与预定来日人员进行密切联系、学校内部研究讨论等一些系列程序，方可作出接受研修的决定。在此过程中，一些派出大学或研修生却根据自身的情况，单方取消来日或变更研修大学，给日方造成麻烦。
· 研究、研修时间是与派出大学共同协商后决定的。而个别派遣大学或研修生却根据自身的情况，单方变更。
· 在与派遣大学就接受事宜进行协商或已经决定接受研修时，研修生却由于个人的原因，单方中断了联系。
· 众所周知，通常在日本的大学进行研修需要支付学费。而仍有中方大学研修人员自认为不需支付学费，且事前也不就学费一事进行协商，空手来日，造成日方大学被迫承担资金的结果。
· 根据中日双方协议，在所需经费不足的情况下，派出大学负有补足经费的义务。但研修生所持生活费、学费不足的事例仍时有发生。
· 有的项目学校已确认了《学费同意书》中的费用金额，但研修生所带资金仍然不够。
· 有的研修生在研修中途随意中断研修，突然回国。
· 有的学校向日方接受机构汇出学费时，不支付汇款手续费，由银行直接从所汇款项中扣除，使日方不得不为其支付汇款手续费。
· 由于有的研修生提出的研修申请内容不明确，无法判断该人是否属本项目的对象。
日本的大学在接到中方提出的申请后，在与申请人员进行沟通、校内反复讨论的过程中，需要花费很多的时间和人力才能最终做出接收决定，并作必要的准备。以上的各种行为，不仅给日方的大学带来很多麻烦、招致混乱，而且会影响到日方大学对本项目的信赖甚至对派出大学的信赖，对今后的研修生接收造成负面影响。
在提出研修申请时，研修生应意识到自己是作为中国的代表赴日研修的。对因个人原因给日方带来麻烦的行为，（预定的研修时间发生变更或取消、所需资金不足给日方造成负担、在日方研究是否接受过程中未提供必备的文件等）应采取慎重的态度。在不得已的情况下，请务必及时与日方大学取得联系，就相关事项向大学作出诚恳的说明，在取得同意后做出变更。
此外，在向日本接收机构提出研修申请以及进行协商时，为使研修能够顺利实施，务必就 ①研修、研究的内容及赴日时间；②语言能力；③学费金额及支付方法与日方接收机构在事前达成一致意见。对此，敬请予以足够的重视。
取得在留资格认定证明书后申请签证的申请人需要具备下列材料。
持“研修”在留资格认定证明书的申请人，请到本馆指定的代办机关进行申请。 一次签证手续费215 元。
注意事项
1 ．各个材料有效期为 3 个月
2 ．以下材料除特别注明外均需提交原件
3 ．本馆在审核签证申请时可能会根据具体情况追加材料
4 ．「在留资格认定证明书」有效期为 3 个月
5 ． 审查结果如无问题，从申请日次日起算除去周六、日及本馆休馆日后第 5 个工作日发放签证
1．与在留资格种类无关的 所需材料
（1）有效护照
（2）在留资格认定证明书及其复印件
（3）日本入境签证申请书 1 张 [ 照片 1 张（竖 4.5 ㎝×横 3.5 ～ 4.5 ㎝） ]
（4）户口簿复印件（申请人超过16岁时）
（注1）户籍在本馆管辖地区外的申请人需提交暂住证复印件或居住证 。
（注2）户口簿及暂住证上各栏内容必须与现状一致。
（注3）户口簿及暂住证需出示原件。
2． 根据在留资格 的不同 所需准备的其他材料
根据入国目的 , 还需要提交以下材料。
○ “教授”、“艺术”、“宗教”、“报道”、“投资、经营”、“法律、会计业务”、“医疗”、“研究”、“教育”、“技术”、“人文、国际业务”、“企业内转勤”、“文化活动”、“特定活动”：
·在“1．与在留资格种类无关的所需材料”之外不需其他材料。
○ “技能”：
·与日方单位签订的雇用合同书复印件
·经历公证书
○“兴行”：
·与日方单位签订的雇用合同书复印件
·经历公证书
·证明从艺经历的材料
○ “留学”、“就学”：
·最高学历毕业证书的公证书（仅限“留学”）
·经费支付者的在职证明书（经费支付者自己被雇佣时）
·提问书（领馆提供样式）
○ “研修”：
·与日方单位签订的研修合同书复印件（仅限通过研修派遣机构时）
（注）如无研修合同书，请提交研修生待遇概要说明书
○ “家属滞在”：
·提问书（领馆提供样式）
○ “日本人的配偶者等”：
·提问书（领馆提供样式）
○ “永住者的配偶者”：
·提问书（领馆提供样式）
○ “定住者”：
·提问书（领馆提供样式）
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